Verarbeitung Anzahlungsrechnungen in NEVARIS Build

Ausgangssituation

In vielen Bauprojekten werden Anzahlungsrechnungen vor Beginn oder während der Ausführung gestellt. Diese werden häufig in NEVARIS Finance erstellt und verwaltet.

Die Ablösung der Anzahlung erfolgt anschließend in einer Abschlags- oder Schlussrechnung innerhalb von NEVARIS Build.

Derzeit besteht jedoch keine Möglichkeit, Anzahlungsrechnungen projektbezogen zu verwalten oder deren Ablösung regelbasiert abzubilden. Der Betrag muss manuell aus NEVARIS Finance übernommen und in den Ab- und Bezügen der Rechnung eingetragen werden.

Dies führt zu einem zusätzlichen Bearbeitungsaufwand sowie zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit.

Problemstellung

Die Ablösung einer Anzahlung erfolgt in der Praxis nicht nach einem einheitlichen Schema.

Je nach Vertrag kann die Verrechnung beispielsweise erfolgen:

• bereits mit der zweiten Abschlagsrechnung,

• ab Erreichen eines bestimmten Leistungsfortschritts (z. B. 80 % der aktuellen Auftragssumme),

• vollständig mit einer beliebigen Abschlagsrechnung,

• oder erst mit der Schlussrechnung.

Derzeit existiert keine Möglichkeit, diese Vertragsbedingungen innerhalb von NEVARIS Build abzubilden.

Praxisbeispiel

Auftragssumme:

• Hauptauftrag: 1.000.000 €

• Nachträge: 250.000 €

• Aktuelle Auftragssumme: 1.250.000 €

Anzahlung:

100.000 €

Vertragliche Vereinbarung:

Die Anzahlung wird vollständig verrechnet, sobald 80 % der aktuellen Auftragssumme erreicht wurden.

80 %-Grenze:

1.000.000 €

Bis zum Erreichen dieser Grenze darf keine Verrechnung erfolgen.

Nach Erreichen der Grenze soll Build automatisch die Ablösung der Anzahlung vorschlagen.

Lösungsvorschlag

Projektbezogene Anzahlungsverwaltung

Innerhalb des Projektes sollte eine eigene Verwaltung für Anzahlungsrechnungen vorhanden sein.

Hier können folgende Informationen hinterlegt werden:

• Rechnungsnummer

• Rechnungsdatum

• Anzahlungsbetrag

• bereits abgelöster Betrag

• Restbetrag

• Status (offen / teilweise verrechnet / vollständig verrechnet)

Ablöseregel definieren

Für jede Anzahlung sollte eine Ablöselogik auswählbar sein.

Beispiele:

• manuelle Ablösung

• mit Abschlagsrechnung Nr. X

• ab X % der aktuellen Auftragssumme

• bei Schlussrechnung

• benutzerdefinierter Auslöser

Automatische Prüfung

Beim Erstellen einer Rechnung prüft Build automatisch:

• aktuelle Auftragssumme (inkl. beauftragter Nachträge)

• bisher abgerechnete Leistung

• definierte Ablöseregel

• noch offener Anzahlungsbetrag

Sind alle Bedingungen erfüllt, schlägt Build automatisch einen entsprechenden Abzug innerhalb der Ab- und Bezüge vor.

Der Anwender kann den Vorschlag übernehmen oder ablehnen.

Automatische Berechnung der 80 %-Grenze

Die Berechnung sollte auf Basis der aktuellen Auftragssumme erfolgen.

Auftragssumme = Hauptauftrag + beauftragte Nachträge

Dadurch wird die Grenze automatisch angepasst, sobald neue Nachträge beauftragt werden.

Unterstützung mehrerer Anzahlungsrechnungen

Das System sollte mehrere Anzahlungsrechnungen je Projekt verwalten können.

Beispielsweise:

• Anzahlung 1: 50.000 €

• Anzahlung 2: 30.000 €

• Anzahlung 3: 20.000 €

Jede Anzahlung besitzt ihre eigene Ablöseregel sowie ihren eigenen Status.

Nutzen

• deutlich geringerer manueller Bearbeitungsaufwand

• Vermeidung von Übertragungsfehlern zwischen Build und Finance

• transparente Dokumentation offener Anzahlungen

• Unterstützung verschiedener Vertragsmodelle

• höhere Prozesssicherheit

• standardisierte Rechnungsbearbeitung

• keine individuellen Workarounds über Ab- und Bezüge erforderlich